회의가 끝나면 꼭 한 명이 회의록을 써야 합니다. 그 역할이 자주 저한테 돌아왔었습니다. 회의 중에는 말도 해야 하고 내용도 받아 적어야 하니까 둘 다 제대로 못 하는 상황이 반복됐습니다. 회의가 끝나고 나면 메모장에 남은 건 알아보기 힘든 단어 몇 개가 전부였습니다. 그걸 가지고 회의록을 만드는데 시간 역차순으로 머리속으로 정리도 해야하고 내용도 다듬다 보면 어느새 시간은 훌쩍 지나가버린 상태였죠.
어느 날, 한 커뮤니티 글을 보다가 회의중에 녹음을 한 후 그 녹음파일을 들으면 메모 부분이 생략된다는 글을 보았었습니다. 그래서 회의 중에 녹음을 한 번 해보았습니다. 그리고 그것을 음성 파일에서 텍스트로 변환하고, 그 텍스트를 ChatGPT에 붙여넣었더니 깔끔한 회의록이 나왔습니다. 처음엔 이게 맞나 싶었는데 실제로 써보니 맞았습니다. 지금은 회의록 쓰는 데 5분도 안 걸립니다.
이 글은 ChatGPT로 회의록을 정리하는 방법을 단계별로 정리했습니다. 녹음이 없어도 되는 방법, 녹음이 있을 때 더 잘 쓰는 방법
을 둘 다 담았습니다.
왜 ChatGPT로 회의록을 정리하면 좋은가
회의록 작성이 번거로운 이유는 두 가지입니다. 첫째, 회의 중에 모든 내용을 빠짐없이 받아 적기가 어렵습니다. 둘째, 받아 적은 내용을 읽기 좋은 형태로 정리하는 데 시간이 걸립니다.
ChatGPT는 이 두 번째 단계를 거의 대신 해줍니다. 정리되지 않은 날것의 메모나 음성 텍스트를 넣으면 논리적인 순서로 구조화하고, 핵심 결정 사항과 액션 아이템을 뽑아주고, 읽기 좋은 형태로 정리해줍니다.
회의록 작성 시간이 줄어드는 것 이상으로 좋은 점이 있습니다. 회의 중에 받아 적는 데 집중하지 않아도 되니까 대화에 더 집중할 수 있습니다. 회의의 질이 올라갑니다.
방법 1 — 메모를 바탕으로 회의록 만들기
녹음 없이도 됩니다. 회의 중에 키워드 위주로 간단히 메모해두고, 그 메모를 ChatGPT에 넣는 방법입니다. 가장 쉽게 시작할 수 있는 방법입니다.
STEP 1 — 회의 중 메모하는 법
완벽하게 받아 적으려 하지 마세요. 이것만 챙기면 됩니다.
회의 기본 정보: 날짜, 참석자 이름, 회의 주제
핵심 키워드: 누가 어떤 말을 했는지 키워드 수준으로만 적어도 됩니다. 예를 들어 "김팀장 — 3분기 목표 하향 조정 검토", "이대리 — 고객사 피드백 공유 필요" 수준이면 충분합니다.
결정된 것: 회의에서 확정된 사항은 별표나 체크 표시로 따로 표시해두세요.
다음 할 일: 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 그때그때 적어두세요.
STEP 2 — ChatGPT에 입력하기
회의가 끝나고 메모를 ChatGPT에 이렇게 넣습니다.
아래는 오늘 회의에서 내가 메모한 내용이야. 이걸 바탕으로 회의록을 작성해줘.
회의 기본 정보 날짜: [날짜] 참석자: [이름들] 주제: [회의 주제]
메모 내용 [메모한 내용 그대로 붙여넣기]
회의록 형식은 이렇게 해줘:
- 회의 개요 (날짜, 참석자, 주제)
- 주요 논의 내용 (항목별로 정리)
- 결정 사항
- 액션 아이템 (담당자, 기한 포함)
- 다음 회의 일정 (있으면)
STEP 3 — 결과물 확인 및 수정 요청
ChatGPT가 만든 회의록을 읽어보고 빠진 내용이나 잘못된 부분이 있으면 이렇게 요청합니다.
3번 항목에 마케팅 예산 관련 논의 내용도 추가해줘. 내용은 이래: [추가 내용]
액션 아이템에서 기한이 빠진 항목들은 "기한 미정"으로 표시해줘.
전체적으로 좀 더 간결하게 정리해줘. 항목당 3줄 이내로.
방법 2 — 음성 녹음을 텍스트로 변환 후 정리하기
녹음이 있으면 훨씬 완성도 높은 회의록이 나옵니다. 음성을 텍스트로 변환하는 작업이 하나 더 들어가지만, 변환 툴이 잘 돼있어서 생각보다 어렵지 않습니다.
녹음 전 주의사항
회의를 녹음하기 전에 반드시 참석자 전원의 동의를 받으세요. 동의 없이 녹음하는 것은 법적 문제가 될 수 있습니다. 회의 시작 전에 "오늘 회의록 작성을 위해 녹음해도 될까요?"라고 미리 공지하는 게 좋습니다.
또한 회사 내규에 따라 외부 서비스에 음성 파일을 업로드하는 게 제한될 수 있습니다. 보안이 중요한 회의라면 이 방법 대신 메모 방식을 쓰세요.
STEP 1 — 음성을 텍스트로 변환하기
음성을 텍스트로 변환해주는 무료 툴들이 있습니다.
Clova Note (clovanote.naver.com): 네이버에서 만든 무료 음성 텍스트 변환 서비스입니다. 한국어 인식률이 매우 높습니다. 회의 녹음 파일을 업로드하면 화자를 구분해서 텍스트로 변환해줍니다. 한국어 회의록이라면 가장 추천합니다.
CLOVA Note 앱: 모바일에서 실시간으로 회의를 녹음하면서 동시에 텍스트로 변환해줍니다. 회의 중에 앱을 켜두면 끝나고 바로 텍스트가 나옵니다.
Whisper (OpenAI): ChatGPT Plus 이상 플랜에서 음성 파일을 직접 업로드해서 변환할 수 있습니다. 영어 인식률이 특히 높습니다.
STEP 2 — 변환된 텍스트를 ChatGPT에 입력하기
텍스트 변환이 완료되면 ChatGPT에 이렇게 입력합니다.
아래는 오늘 회의를 녹음해서 텍스트로 변환한 내용이야. 이걸 바탕으로 회의록을 작성해줘.
회의 기본 정보 날짜: [날짜] 참석자: [이름들] 주제: [회의 주제]
변환된 텍스트 [변환된 텍스트 붙여넣기]
회의록 형식은 이렇게 해줘:
- 회의 개요
- 주요 논의 내용 (주제별로 묶어서 정리)
- 결정 사항 (확정된 것만)
- 미결 사항 (추가 논의가 필요한 것)
- 액션 아이템 (담당자와 기한 포함)
- 다음 회의 일정
불필요한 잡담이나 반복되는 내용은 제외하고 핵심만 정리해줘.
STEP 3 — 텍스트가 길 때 처리하는 법
긴 회의일수록 변환된 텍스트도 깁니다. ChatGPT에 한 번에 넣기에 너무 길면 이렇게 나눠서 처리합니다.
이건 회의 텍스트의 전반부야. 아직 회의록을 쓰지 말고 내용만 파악해줘. [전반부 텍스트]
이건 후반부야. 이제 전체 내용을 합쳐서 회의록을 작성해줘. [후반부 텍스트]
회의록 유형별 프롬프트
회의 성격에 따라 회의록 형식이 달라야 합니다. 상황에 맞는 프롬프트를 골라 쓰세요.
주간 팀 회의용
아래 내용을 주간 팀 회의록으로 정리해줘. 형식: 지난주 업무 현황 요약 / 이번 주 주요 논의 / 이슈 및 해결 방안 / 이번 주 각자 할 일 간결하게, 항목당 2~3줄 이내로 써줘. [메모 또는 텍스트]
프로젝트 킥오프 회의용
아래 내용을 프로젝트 킥오프 회의록으로 정리해줘. 형식: 프로젝트 개요 / 목표 및 범위 / 역할 분담 / 일정 / 리스크 및 주의사항 / 다음 단계 나중에 팀원들과 공유할 공식 문서 형태로 써줘. [메모 또는 텍스트]
고객사 미팅용
아래 내용을 고객사 미팅 회의록으로 정리해줘. 형식: 미팅 개요 / 고객사 요청 사항 / 논의 내용 / 합의된 사항 / 우리 측 후속 조치 / 다음 미팅 일정 고객사에 공유해도 되는 형태로 정중하게 써줘. [메모 또는 텍스트]
의사결정 회의용
아래 내용을 의사결정 회의록으로 정리해줘. 형식: 안건 / 각 안건별 논의 내용 및 찬반 의견 / 최종 결정 사항 / 결정 근거 / 실행 계획 나중에 결정 과정을 추적할 수 있도록 논의 맥락을 충분히 담아줘. [메모 또는 텍스트]
회의록 완성 후 추가로 활용하는 법
회의록이 완성됐다고 끝이 아닙니다. ChatGPT로 회의록을 추가 활용하는 방법들입니다.
팀원 공유용 요약본 만들기
회의에 참석하지 못한 팀원을 위한 요약본을 따로 만들 수 있습니다.
위 회의록을 회의에 참석 못 한 팀원에게 공유할 3줄 요약으로 만들어줘. 핵심 결정 사항과 각자 해야 할 일만 포함해줘.
후속 이메일 초안 만들기
회의 후 고객사나 협력사에 보내는 후속 이메일도 바로 만들 수 있습니다.
위 회의록을 바탕으로 고객사에 보내는 회의 결과 공유 이메일을 써줘. 논의 내용 요약, 합의 사항, 우리 측 다음 액션을 포함해줘. 정중하고 전문적인 어조로.
액션 아이템 알림 문구 만들기
위 회의록의 액션 아이템을 바탕으로 팀 단체 채팅방에 올릴 공지 문구를 써줘. 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 명확하게, 친근한 어조로.
더 좋은 회의록을 만드는 팁
회의 전에 안건을 미리 ChatGPT에 알려주세요
회의가 시작되기 전에 이렇게 준비합니다.
오늘 회의 안건이 아래와 같아. 이 안건 순서대로 메모를 정리해서 가져오면 회의록으로 만들어줄 수 있지? 안건: [안건 목록]
이렇게 하면 나중에 메모를 넣었을 때 안건 구조에 맞게 더 잘 정리됩니다.
참석자 이름과 역할을 미리 알려주세요
오늘 회의 참석자 정보야. 회의록 작성할 때 참고해줘. 김OO — 프로젝트 PM 이OO — 개발팀 리드 박OO — 디자인팀
참석자 역할을 알면 "개발팀에서 일정 조정이 어렵다고 했다"처럼 더 맥락 있는 회의록이 나옵니다.
결과물을 템플릿으로 저장해두세요
처음에 잘 나온 회의록 형식을 저장해두고 다음번 회의록 작성 때 "지난번과 같은 형식으로 써줘"라고 하면 일관된 형태를 유지할 수 있습니다. 팀 전체가 같은 형식을 쓰면 나중에 과거 회의록을 찾아볼 때도 편합니다.
주의사항
회의록에 민감한 정보가 포함된 경우 외부 AI 서비스에 입력하는 것을 주의해야 합니다. 회사 기밀, 미공개 재무 정보, 개인 인사 관련 내용이 담긴 회의라면 ChatGPT 대신 사내 시스템을 활용하거나, 민감한 부분을 제외하고 입력하세요. 어떤 정보를 외부 서비스에 올려도 되는지 회사 정책을 먼저 확인하는 게 중요합니다.
마무리
회의록 작성이 싫었던 이유가 시간도 시간이지만 회의 중에 집중을 못 한다는 느낌 때문이었습니다. ChatGPT를 활용하고 나서 그 문제가 동시에 해결됐습니다. 메모에 덜 집중해도 되니까 대화에 더 몰입할 수 있게 됐고, 회의가 끝난 뒤 회의록 작업 시간도 대폭 줄었습니다.
처음엔 간단한 팀 회의 메모 하나로 시작해보세요. 프롬프트에 메모를 넣고 결과물이 나오는 걸 한 번 보고 나면 다음부터는 자연스럽게 쓰게 됩니다.