직장인을 위한 ChatGPT 이메일 작성법
— 복붙 템플릿 10개
매일 쓰는 업무 이메일, 이제 ChatGPT에게 맡기세요.
프롬프트 한 줄로 완성되는 실전 템플릿 10개를 바로 사용하세요.
15년차 직장인으로써 솔직히 말하면, 저는 이메일 쓰는 걸 꽤 오래동안 싫어했습니다. 특히 거래처 사과 메일이나 상사 보고 메일처럼 "어떻게 시작해야 하지?" 싶은 것들이요. 빈 화면 앞에서 첫 문장 하나 못 쓰고 10분을 날린 게 한두 번이 아니었거든요.
그러다 작년부터 ChatGPT를 업무에 쓰기 시작하면서 이 고민이 싹 사라졌습니다. 정확히는, 이메일 쓰는 시간이 10분에서 1~2분으로 줄었어요. 물론 ChatGPT가 뱉어주는 걸 그대로 쓰진 않습니다. 초안을 받아서 제 말투로 조금 다듬는 정도인데, 그것만으로도 체감이 완전히 달라졌어요.
이 글은 제가 실제로 업무에서 반복적으로 쓰는 이메일 유형 10가지를 정리한 겁니다. 각 상황에 맞는 ChatGPT 프롬프트와 실제로 나온 결과물을 함께 담았으니, 상황에 맞게 [ ] 안의 내용만 바꿔서 바로 쓰시면 됩니다.
💡 이 글의 템플릿은 GPT-4o 기준으로 직접 뽑은 결과물입니다. ChatGPT 무료 버전(3.5)에서도 대부분 잘 작동하는데, 문장이 좀 더 딱딱하게 나올 수 있어요. 그럴 땐 "좀 더 자연스럽게 다듬어줘"라고 한 번 더 요청해 보세요.
🧠ChatGPT 이메일, 이렇게 써야 제대로 나옵니다
처음에 저도 그냥 "이메일 써줘"라고만 했다가 너무 어색한 결과물에 실망했었는데요. 몇 번 써보면서 느낀 건, ChatGPT는 정보를 많이 줄수록 훨씬 쓸만한 결과를 뱉는다는 겁니다. 특히 아래 4가지는 꼭 같이 넣어주세요.
| 항목 | 예시 | 중요도 |
|---|---|---|
| ① 상황 (누구에게, 왜) | 상사에게 주간 보고 | ⭐⭐⭐ |
| ② 톤 (어투, 격식) | 정중하고 간결하게 | ⭐⭐⭐ |
| ③ 핵심 내용 | 이번 주 완료 사항 3가지 | ⭐⭐⭐ |
| ④ 길이 제한 | 5문장 이내로 | ⭐⭐ |
처음에는 이게 귀찮을 수 있어요. 근데 막상 해보면 이 정보 입력하는 게 30초도 안 걸립니다. 그리고 결과물 퀄리티가 확실히 달라지거든요.
"이메일 써줘"라고 하면 ChatGPT가 알아서 만들어주긴 하는데, 너무 딱딱하고 일반적인 문장이 나옵니다. "신규 거래처 담당자에게 첫 인사 겸 미팅 요청 이메일을 친근하면서도 전문적인 어투로 3문단으로 써줘" 이렇게 구체적으로 쓰면 진짜 바로 쓸 수 있는 수준이 나와요.
📧템플릿 1 — 상사에게 업무 보고
상사에게 주간 업무 보고 이메일
📌 매주 월요일마다 지난주 결과 + 이번 주 계획을 보고해야 하는 상황. 내용은 뻔한데 매번 처음부터 쓰려면 은근 시간이 걸리는 그 이메일입니다.
상사에게 주간 업무 보고 이메일을 써줘. 지난주 완료한 업무: [A 프로젝트 기획안 초안 완성, B 거래처 미팅 완료] 이번 주 계획: [기획안 수정, C 프로젝트 착수] 특이사항: [B 거래처 계약 검토 중] 어투는 정중하되 간결하게, 5문장 이내로 써줘.
안녕하세요, [팀장님 성함] 팀장님. 지난주 주요 업무 결과를 보고드립니다. A 프로젝트 기획안 초안을 완성하였으며, B 거래처와의 미팅을 완료하였습니다. 현재 B 거래처 계약 관련 검토가 진행 중입니다. 이번 주에는 기획안 수정 작업을 우선 진행하고, C 프로젝트 착수를 계획하고 있습니다. 검토 사항이나 추가 지시가 있으시면 언제든지 말씀해 주십시오. 감사합니다. [본인 이름] 드림
이렇게 활용하세요: 이 프롬프트를 메모앱에 저장해두고, 매주 월요일에 [ ] 안 내용만 바꿔서 쓰면 됩니다. 저는 노션에 저장해두고 30초 만에 보고 메일 끝내고 있어요.
📧템플릿 2 — 거래처에 자료 요청
외부 거래처에 자료 요청 이메일
📌 "마감 기한도 알려줘야 하고, 너무 압박 주면 안 되고…" 이런 고민 있으시죠? 정중하면서도 기한은 확실히 전달해야 하는 애매한 이메일입니다.
거래처 담당자에게 자료 요청 이메일을 써줘. 요청 자료: [2024년 4분기 매출 현황 보고서] 필요 이유: [내부 결산 자료 준비] 마감 기한: [이번 주 금요일까지] 어투: 정중하고 협조적으로, 부담 주지 않게
안녕하세요, [담당자명] 님. 항상 협조해 주셔서 감사합니다. 다름이 아니라 내부 결산 자료 준비를 위해 2024년 4분기 매출 현황 보고서를 요청드리고자 연락드립니다. 가능하시다면 이번 주 금요일까지 전달해 주시면 큰 도움이 될 것 같습니다. 일정이 어려우신 경우 미리 알려주시면 조율하겠습니다. 바쁘신 중에 번거롭게 해드려 죄송하며, 협조해 주시면 감사하겠습니다. [본인 이름] 드림
이렇게 활용하세요: "부담 주지 않게"라는 표현이 포인트예요. 이걸 프롬프트에 넣으면 ChatGPT가 "일정이 어려우시면 알려주세요" 같은 완곡한 표현을 알아서 넣어줍니다.
📧템플릿 3 — 회의 일정 조율
회의 일정 조율 이메일
📌 여러 사람 일정 맞추는 거 진짜 피곤하죠. 옵션을 두세 개 주고 고르게 하는 방식이 가장 빠른데, 그 이메일 틀을 ChatGPT로 뽑으면 됩니다.
팀원들에게 회의 일정 조율 이메일을 써줘. 회의 목적: [1월 마케팅 전략 수립] 제안 일정: [1월 15일(수) 오후 2시 또는 1월 16일(목) 오전 10시] 장소: [3층 대회의실 또는 Zoom] 참석 인원: [마케팅팀 전원] 어투: 편하고 친근하게
안녕하세요, 마케팅팀 여러분! 1월 마케팅 전략 수립을 위한 팀 회의를 진행하려 합니다. 아래 일정 중 참석 가능한 시간을 회신해 주시면 감사하겠습니다. 📅 옵션 1: 1월 15일(수) 오후 2시 📅 옵션 2: 1월 16일(목) 오전 10시 📍 장소: 3층 대회의실 또는 Zoom (일정 확정 후 안내) 금요일까지 회신 주시면 일정 확정 후 다시 공지하겠습니다. 감사합니다! [본인 이름] 드림
이렇게 활용하세요: 이모지를 자연스럽게 쓰고 싶다면 프롬프트에 "이모지를 적절히 써줘"라고 한 줄만 추가하면 됩니다. 사내 분위기에 따라 넣고 빼세요.
📧템플릿 4 — 마감 기한 연장 요청
업무 마감 기한 연장 요청 이메일
📌 이거 진짜 쓰기 제일 힘든 이메일 중 하나죠. 죄송한 마음은 표현해야 하는데 너무 비굴해 보이면 안 되고, 이유는 솔직하게 써야 하는데 변명처럼 들리면 안 되고.
업무 마감 기한 연장을 요청하는 이메일을 상사에게 써줘. 업무명: [A 클라이언트 제안서] 원래 마감: [이번 주 금요일] 연장 요청 기한: [다음 주 화요일] 이유: [예상치 못한 추가 요구사항 발생] 어투: 죄송함을 표현하되 자신감 있게, 간결하게
안녕하세요, [팀장님]. A 클라이언트 제안서 관련하여 말씀드릴 사항이 있어 연락드립니다. 작업 도중 클라이언트 측의 추가 요구사항이 발생하여 당초 예정된 금요일 마감이 어렵게 되었습니다. 완성도 높은 결과물을 제출하기 위해 다음 주 화요일까지 기한 연장을 요청드립니다. 불편을 드려 죄송하며, 기한 내 최선을 다해 완료하겠습니다. 검토 부탁드립니다. 감사합니다. [본인 이름] 드림
이렇게 활용하세요: 연장 이유보다 대안 일정을 먼저 확실하게 제시하는 게 포인트입니다. "다음 주 화요일까지"처럼 구체적인 날짜를 바로 제시하면 읽는 사람 입장에서 훨씬 수용하기 쉬워요.
📧템플릿 5 — 정중한 거절 이메일
요청을 정중하게 거절하는 이메일
📌 거절 이메일은 안 보내도 문제, 잘못 보내도 문제입니다. 관계가 틀어지지 않으면서도 확실하게 "이번엔 어렵다"는 뉘앙스를 전달해야 하죠.
외부 협력 제안을 정중하게 거절하는 이메일을 써줘. 제안 내용: [공동 마케팅 캠페인 제안] 거절 이유: [현재 내부 일정이 빡빡해서 여력이 없음] 향후 가능성: [6개월 후 재논의 가능] 어투: 따뜻하고 정중하게, 관계 유지에 신경써서
안녕하세요, [담당자명] 님. 공동 마케팅 캠페인 제안을 보내주셔서 감사합니다. 제안 내용을 검토한 결과, 현재 내부적으로 진행 중인 프로젝트들로 인해 추가 협업을 진행하기가 어려운 상황입니다. 좋은 제안임에도 적절한 역량을 발휘하지 못할 것 같아 이번에는 정중히 사양하게 되어 아쉽습니다. 약 6개월 후 일정이 정리되면 재논의해 보고 싶습니다. 앞으로도 좋은 기회가 있기를 기대하겠습니다. 감사합니다. [본인 이름] 드림
이렇게 활용하세요: 거절 이메일에서 "향후 가능성"을 열어두는 게 핵심입니다. "6개월 후 재논의 가능"처럼 구체적인 시기를 넣으면 상대방도 단순 거절로 받아들이지 않아요. 관계 유지에 진짜 효과 있습니다.
📧템플릿 6 — 실수·지연 사과 이메일
실수 또는 지연에 대한 사과 이메일
📌 이런 상황일수록 빠르게 연락하는 게 중요한데, 막상 쓰려면 손이 안 떨어지죠. ChatGPT한테 상황 설명하고 초안 받아서 다듬으면 훨씬 빨리 보낼 수 있어요.
업무 실수에 대한 사과 이메일을 거래처 담당자에게 써줘. 실수 내용: [잘못된 견적서 파일을 전달함] 피해: [담당자가 내부 보고에 활용한 뒤 오류 발견] 해결 조치: [수정된 견적서를 즉시 재전달 예정] 어투: 진심으로 사과하되 해결 방안을 명확히 제시
안녕하세요, [담당자명] 님. 이번 견적서 전달 과정에서 잘못된 파일을 보내드려 불편을 끼쳐드린 점 진심으로 사과드립니다. 내부 보고에 활용하신 이후 오류가 발견되어 더욱 죄송한 마음입니다. 수정된 정확한 견적서를 본 메일에 첨부하여 즉시 전달해 드립니다. 향후에는 파일 발송 전 이중 확인 절차를 강화하여 이런 일이 재발하지 않도록 하겠습니다. 다시 한번 불편을 드린 점 사과드리며, 추가 문의 사항이 있으시면 언제든지 연락 주십시오. [본인 이름] 드림
이렇게 활용하세요: 사과 이메일의 핵심은 변명보다 해결책을 먼저 보여주는 겁니다. "수정본 즉시 첨부"처럼 구체적인 행동이 담길수록 상대방이 더 빨리 납득합니다.
📧템플릿 7 — 신규 거래처 첫 인사 이메일
신규 거래처 담당자에게 첫 인사 이메일
📌 첫인상을 이메일로 남기는 상황입니다. 너무 딱딱하면 거리감이 생기고, 너무 가벼우면 신뢰가 안 가죠. 이 균형 잡는 게 생각보다 까다롭습니다.
신규 거래처 담당자에게 첫 인사 이메일을 써줘. 내 소속: [[회사명] 마케팅팀] 상대방: [새로 배정된 광고 대행사 AE] 목적: [앞으로의 협업 관계 구축 + 첫 미팅 제안] 어투: 밝고 전문적으로, 미팅 제안을 자연스럽게
안녕하세요, [AE 이름] 님. [회사명] 마케팅팀 [본인 이름]입니다. 이번에 담당 AE로 배정되셨다는 소식을 듣고 반갑게 인사드립니다. 앞으로 함께 좋은 결과를 만들어 나갈 수 있기를 기대합니다. 업무 진행에 앞서 간단하게 인사 겸 방향성을 맞춰볼 수 있는 미팅을 제안드리고 싶습니다. 30분 내외의 온라인 미팅이라도 좋습니다. 편하신 일정을 알려주시면 맞춰서 조율하겠습니다. 앞으로 잘 부탁드립니다! [본인 이름] 드림
이렇게 활용하세요: "30분 내외의 온라인 미팅이라도 좋습니다"라는 표현이 핵심입니다. 상대방 부담을 낮춰주는 말 한마디가 미팅 성사율을 올려줍니다. 처음부터 대면 미팅보다 짧은 온라인 미팅을 먼저 제안하는 게 훨씬 효과적이에요.
📧템플릿 8 — 프로젝트 진행 현황 공유
프로젝트 진행 현황 공유 이메일
📌 클라이언트는 "지금 어디까지 됐어요?"를 항상 궁금해합니다. 먼저 진행 상황을 주기적으로 공유하는 것만으로도 신뢰가 확 올라가요.
프로젝트 진행 현황을 클라이언트에게 공유하는 이메일을 써줘. 프로젝트명: [브랜드 리뉴얼 프로젝트] 현재 단계: [디자인 시안 3종 완성, 피드백 대기 중] 다음 단계: [피드백 반영 후 최종안 제출 예정 (2주 후)] 이슈: [없음] 어투: 신뢰감 있고 간결하게
안녕하세요, [클라이언트 담당자명] 님. 브랜드 리뉴얼 프로젝트 진행 현황을 공유드립니다. ✅ 현재 단계: 디자인 시안 3종 완성 — 검토 및 피드백 요청 📅 다음 단계: 피드백 반영 후 최종안 제출 (약 2주 후 예정) ⚠️ 이슈: 현재 없음 시안 파일은 별도 링크로 공유드릴 예정이며, 피드백은 이번 주 내로 주시면 일정에 차질 없이 진행할 수 있습니다. 궁금한 점은 언제든지 연락 주십시오. 감사합니다. [본인 이름] 드림
이렇게 활용하세요: 이모지로 항목을 구분하면 읽기 훨씬 편해집니다. 특히 클라이언트가 바쁜 분이라면 빠르게 스캔할 수 있는 구조가 좋아요. 프롬프트에 "이모지로 항목 구분해줘"를 추가해 보세요.
📧템플릿 9 — 감사 인사 이메일
도움을 받은 후 감사 인사 이메일
📌 감사 이메일은 안 보내도 딱히 문제는 없지만, 보내면 확실히 기억에 남습니다. 그런데 막상 쓰려면 "감사합니다" 말고 뭘 써야 할지 막막하죠.
도움을 주신 분께 감사 인사 이메일을 써줘. 도움 내용: [중요한 거래처를 소개해 주심] 결과: [소개해 주신 덕분에 미팅이 성사됨] 어투: 진심이 느껴지도록 따뜻하게, 너무 길지 않게
안녕하세요, [이름] 님. 지난번에 소중한 거래처를 소개해 주셔서 진심으로 감사드립니다. 덕분에 미팅이 무사히 성사될 수 있었습니다. 바쁘신 중에도 세심하게 챙겨주신 덕분에 좋은 기회를 얻을 수 있었습니다. 앞으로도 좋은 인연이 이어지길 바라며, 저도 도움이 될 수 있는 상황이 오면 반드시 보답하겠습니다. 다시 한번 감사드립니다. [본인 이름] 드림
이렇게 활용하세요: 감사 이메일은 짧을수록 진심이 더 잘 전달됩니다. ChatGPT에게 "3문단 이내로"라고 조건을 주면 군더더기 없이 깔끔하게 나와요. 너무 길면 오히려 형식적으로 보입니다.
📧템플릿 10 — 영문 비즈니스 이메일
해외 파트너에게 영문 협업 요청 이메일
📌 영어 이메일은 쓰는 것도 문제지만 "이 표현이 자연스러운가?"를 확인할 방법이 없어서 더 막막합니다. ChatGPT는 이럴 때 정말 진가를 발휘합니다.
해외 파트너에게 협업을 제안하는 영문 비즈니스 이메일을 써줘. 내 회사: [한국의 IT 스타트업, 앱 개발사] 상대방: [미국의 마케팅 솔루션 회사] 목적: [공동 마케팅 캠페인 제안] 어투: 전문적이고 친근하게, 간결하게 (5문장 이내) 제목도 같이 써줘
Subject: Partnership Opportunity — Joint Marketing Campaign Proposal Dear [Name], I hope this message finds you well. My name is [Your Name] from [Company Name], a Korean IT startup specializing in mobile app development. I came across your company's impressive work in marketing solutions and believe there is a strong synergy between our businesses. I'd love to explore the possibility of a joint marketing campaign that could benefit both of our audiences. Would you be open to a brief 30-minute call to discuss this further? I'm flexible with timing and happy to work around your schedule. Looking forward to hearing from you. Best regards, [Your Name]
이렇게 활용하세요: 프롬프트에 "제목도 같이 써줘"를 꼭 넣으세요. 영어 이메일 제목은 개봉률에 직결되는데, ChatGPT가 꽤 괜찮은 Subject line을 뽑아줍니다. 결과물이 마음에 안 들면 "더 임팩트 있는 제목 3개 더 제안해줘"라고 하면 됩니다.
💡실제로 써보니 이게 진짜 도움이 됐습니다
✅ 1. 어투를 구체적으로 적어줘야 합니다
저도 처음엔 "정중하게"라고만 했다가 너무 딱딱한 결과물에 실망했었어요. "30년 직장 경력의 팀장님에게 쓰는 간결하고 정중한 보고 이메일"처럼 대상과 관계까지 구체적으로 알려주면 결과물이 확연히 달라집니다.
✅ 2. 길이 제한을 꼭 넣으세요
ChatGPT는 기본적으로 길게 쓰는 경향이 있습니다. "3문단 이내로" 또는 "5문장 이내로"처럼 길이 조건을 주면 불필요한 말이 확 줄어요. 비즈니스 이메일은 짧을수록 읽힐 가능성이 높습니다.
✅ 3. 한 번에 완성하려 하지 마세요
첫 결과물이 70% 정도면 성공입니다. 나머지는 "첫 문장을 좀 더 자연스럽게", "마지막 문단을 더 간결하게" 이런 식으로 대화하듯 수정하면 됩니다. 저는 보통 두세 번 주고받으면 바로 쓸 수 있는 수준이 나오더라고요.
✅ 4. 자주 쓰는 프롬프트는 저장해 두세요
주간 보고, 자료 요청처럼 반복되는 이메일 유형의 프롬프트는 노션이나 메모앱에 저장해 두는 걸 추천합니다. [ ] 안만 바꾸면 되니까 진짜 30초 만에 초안이 나옵니다. 이 방법 쓰고 나서 이메일에 쓰는 시간이 눈에 띄게 줄었어요.
✅ 5. 보내기 전엔 꼭 한 번 읽어보세요
ChatGPT가 뽑아준 이메일을 그대로 보내면 가끔 어색한 부분이 있습니다. 특히 숫자나 날짜, 이름이 들어가는 부분은 빠뜨리기 쉬우니 발송 전에 꼭 한 번 검토하는 습관을 들이세요.
회사 기밀이나 고객 개인정보를 ChatGPT에 그대로 입력하는 건 피하세요. 회사에 따라 AI 툴 사용 정책이 다를 수 있으니, 민감한 내용은 [A 거래처], [담당자명]처럼 가명 처리해서 쓰는 걸 권장합니다.
📌전체 템플릿 한눈에 보기
| # | 상황 | 핵심 프롬프트 키워드 |
|---|---|---|
| 1 | 상사에게 업무 보고 | 주간 완료 사항, 이번 주 계획, 간결하게 |
| 2 | 거래처 자료 요청 | 마감 기한, 협조적으로, 부담 주지 않게 |
| 3 | 회의 일정 조율 | 옵션 제시, 친근하게, 회신 요청 |
| 4 | 마감 기한 연장 요청 | 이유 + 대안 일정, 자신감 있게 |
| 5 | 정중한 거절 | 따뜻하게, 향후 가능성 열어두기 |
| 6 | 실수·지연 사과 | 진심 사과, 해결 조치 명확히 |
| 7 | 신규 거래처 첫 인사 | 밝고 전문적으로, 미팅 제안 |
| 8 | 프로젝트 현황 공유 | 이모지 항목 구분, 신뢰감 있게 |
| 9 | 감사 인사 | 따뜻하게, 3문단 이내로 |
| 10 | 영문 비즈니스 이메일 | Subject line 포함, 5문장 이내 |
🚀 더 많은 AI 툴 활용법이 궁금하다면?
ChatGPT 말고도 Claude, Notion AI, Perplexity 등
직장인이 실제로 업무에 바로 쓸 수 있는 AI 툴 활용법을
AITOOLDEN에서 계속 올리고 있습니다.